Atto Notarile Digitale e Atto Notarile a Distanza: Costi, Vantaggi e Firma Digitale!

Atto Notarile Digitale e atto notarile a distanza

L’atto notarile digitale è una procedura che si può applicare anche per gli atti di compravendita immobiliare e che comincia ad ottenere un certo successo anche nel nostro Paese.

Infatti potrebbe essere una procedura molto utile per ottimizzare i tempi.

I notai che decidono di utilizzare l’atto digitale notarile possono offrire un servizio in più ai loro clienti.

Oggi d’altronde anche diverse normative sull’argomento tendono alla dematerializzazione dei documenti, per rinnovare anche la gestione delle pratiche d’ufficio.

Ma quanto veramente può essere importante un atto notarile a distanza?

Quali sono le procedure che si devono seguire?

In generale possiamo dire che l’atto notarile di vendita a distanza può avere veramente un ruolo importante per risolvere alcune problematiche che riguardano in particolare gli studi notarili, soprattutto per quanto riguarda i costi, la gestione degli archivi e la possibilità di avviare in maniera più snella delle procedure che spesso a livello burocratico sono molto farraginose.

Vuoi saperne di più su questo argomento?

Leggi la nostra guida!

Quali sono i problemi per le procedure degli studi notarili

Partiamo da una constatazione, per capire l’importanza dell’atto notarile digitale.

Spesso gli studi notarili si ritrovano ad avere a che fare con una grande quantità di carta, un problema che influisce negativamente sull’attività quotidiana dello studio stesso.

Infatti gestire tanta carta vuol dire anche sostenere dei costi elevati per mantenere tutti i faldoni dei documenti in locali adibiti alla funzione di archivi.

Gestire molta carta significa anche perdere tempo, quando il notaio e i suoi collaboratori hanno la necessità di cercare e consultare i vari fascicoli archiviati nel tempo.

Inoltre i documenti cartacei possono essere soggetti ad un certo deterioramento.

È chiaro che tutto ciò influisce in maniera pesante anche sull’efficienza che uno studio notarile può garantire nei confronti dei clienti.

Poter disporre così di una copia digitale dell’atto notarile facilita sicuramente di molto la situazione, anche perché le copie vanno sempre conservate per tutta la carriera del notaio.

Si calcola che uno studio di media grandezza può arrivare alla stipulazione di circa 500 atti nel corso dell’anno.

Un bel risparmio in termini di costi e di tempo, se si può ricorrere all’atto notarile digitale.

I vantaggi di passare alla digitalizzazione

La digitalizzazione dell’atto notarile può risolvere molti problemi, in particolare tutti quelli che abbiamo elencato precedentemente.

Grazie all’innovazione della tecnologia contemporanea, uno studio notarile potrebbe trasformare i fascicoli in formato digitale.

Poter disporre un atto notarile digitale è molto importante perché consente una consultazione più immediata, che può essere resa per esempio attraverso una piattaforma web a cui accedere mediante delle specifiche credenziali.

L’atto notarile digitale consente:

  • un’ottimizzazione dei tempi attraverso la semplificazione del lavoro
  • la riduzione dei costi
  • l’integrità dei documenti conservati nel tempo.

Si può anche attuare una procedura di digitalizzazione degli atti già redatti.

In questo caso basta riprendere i fascicoli cartacei, scansionarli ed ottenere così un atto notarile digitale.

Tutto ciò si traduce in una generale efficienza e produttività dello studio notarile.

La questione della sicurezza

C’è poi la questione legata alla sicurezza, che sicuramente è più garantita da un atto notarile digitale.

Ma come fare concretamente per dare la possibilità di garantire accessi non autorizzati a questi documenti molto importanti?

Intanto c’è già un elemento che abbiamo nominato precedentemente.

Si tratta delle credenziali.

I collaboratori del notaio possono accedere a questi documenti attraverso un nome utente e una password da tenere al sicuro.

Sono dei dati che devono essere comunicati soltanto agli stretti collaboratori, per evitare di diffonderli e che cadano nelle mani di malintenzionati.

Occorre poi avere delle copie di backup dell’archivio, che devono essere custodite in degli appositi spazi informatici.

Si può pensare ad un backup mediante dischi fissi oppure addirittura alla formula del cloud, sempre per una migliore consultazione.

In ogni caso queste soluzioni adottate sono certamente meno ingombranti rispetto all’archivio cartaceo.

Firma digitale e atto notarile a distanza

Ma abbiamo detto all’inizio della nostra guida che vogliamo parlare anche delle procedure più di carattere tecnico che concorrono alla realizzazione di un atto notarile digitalizzato.

In questo senso per un atto notarile la firma digitale è di estrema importanza.

Ma in che cosa consiste la firma digitale dell’atto notarile?

Si tratta di considerare la firma digitale sia dei contraenti che del notaio.

È davvero significativa perché di solito, quando si stipula un atto notarile a distanza, si ha la cooperazione tra due notai che utilizzano lo stesso sistema per la raccolta delle firme digitali e per la messa a punto delle indicazioni grafometriche delle parti che devono firmare i documenti.

Di solito lo strumento più utilizzato per realizzare un atto di vendita a distanza è la procura.

Un soggetto autorizza un altro soggetto ad agire in suo nome.

La procura per la vendita deve essere realizzata con un atto scritto, che può essere una scrittura privata autenticata o un atto pubblico.

In questo modo ha l’effettivo valore e dà la possibilità al rappresentante di agire per conto del rappresentato, quando si tratta della compravendita di un immobile.

Quanto costa

Consideriamo tutti i vantaggi che un atto notarile digitale può consentire.

Per esempio, se un cliente ha la necessità di possederlo, può rivolgersi direttamente al notaio, che può stampare una copia accedendo all’archivio digitale.

È logico che l’utilizzo dell’atto notarile informatico non è una procedura obbligatoria e deve essere realizzata soltanto quando entrambi le parti siano d’accordo.

I costi comunque per le parti sono più o meno gli stessi che devono sostenere per la stipula di un atto di vendita tradizionale in formato cartaceo.

Abbiamo detto che normalmente per la compravendita immobiliare a distanza entrano in gioco due professionisti notai.

Però questo non vuol dire che le spese raddoppiano.

Infatti comunque le due parti pagano un’unica parcella che viene suddivisa tra i due professionisti.

Da tutto ciò si può capire che non ci sono spese eccessive e, se si ha la necessità di operare a distanza, è possibile tranquillamente rivolgersi ad una procedura di questo tipo, anche per una maggiore comodità che garantisce alle due parti la possibilità di non spostarsi a volte anche in luoghi piuttosto lontani per stipulare un atto.

ABBIAMO SELEZIONATO PER TE:

LASCIA UN COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here